4.0 Datenhaltung und Zugriff

Die digitalisierten Dokumente werden im Bitmap-Format auf zwei unabhängigen Servern gesichert. Die redundante Haltung und ständige Synchronisation der Daten ist aufgrund eines zuverlässigen Zugriffs unabdingbar.

Die permanente Pflege der Daten und Anpassung der Schlagwörter wird wahlweise durch die Firma BDSG oder durch Ihr Personal vorgenommen.

4.1 Sicherheit und Zugriffschutz

Der Zugriff auf die digitalisierten Daten erfolgt durch eine Benutzername/Passwort - Kombination, oder aber bei erhöhten Sicherheitsansprüchen auch durch Zertifikate bzw. durch sog. eTokens,

Durch ein personen- und gruppenabhängiges Authentifizierungsmodell können bestimmte Benutzergruppen auf vorher definierte Bereiche der digitalisierten Dokumente zugreifen.

Die Server können in Ihrem hauseigenen Netzwerk integriert werden, wobei die Datenübertragung stets verschlüsselt erfolgt.

Die "Tiefe" des von uns verwendeten Verschlüsselungsmechanismus ist entsprechend groß, sodass die Server auch in bereits existierenden, ungeschützten Netzwerken eingesetzt werden können, ohne dass unberechtigte Personen Zugriff erhalten.

5.0 Benutzerprogramm (FrontEnd)

Der Zugriff auf die Dokumentendaten erfolgt primär über eine zentrale, redundante Datenbank mit Webinterface. Nach entsprechender Authentifizierung können die Benutzer, abhängig von derer Zugriffsrechten in der Datenbank, die entsprechenden Dokumente anhand von Schlagworten und Indizes heraussuchen und auf dem Rechner lokal nutzen. Der Zugriff erfolgt dann via Web-Interface, sodass auf Seiten der Anwender kein spezielles Client-Programm erforderlich wird.

6.0 Datensicherung (Backup)

Der volatile Anteil der Gesamtdatenmenge ist erfahrungsgemäß sehr gering, da nach einmaliger und vollständiger Digitalisierung der Dokumente, lediglich die Indizierungsdaten sowie die Datenbank selbst sporadischen Änderungen unterworfen sind. Eine Datensicherung der Dokumente selbst kann einmalig erfolgen. Die Differenzdaten (Datenbank) werden anschließend in kurzen Abständen auf einem weiteren Datenträger, verschlüsselt abgelegt.
Eine weitere, unabhängige Kopie der digitalisierten Daten und der Datenbank, kann auf Wunsch auf gesonderte Datenträger, räumlich getrennt, im Sicherungslager der BSG in Wiesbaden erfolgen. Dadurch ist selbst bei einem relativ unwahrscheinlichen und vollständigem Verlust der Daten in Ihrem Haus durch Brand oder Sabotage, der komplette Datenbestand innerhalb von 1-2 Tagen wiederherstellbar. Die räumliche Trennung ist dabei unabdingbar und erfüllt somit auch die Bestimmungen für die redundante Datenhaltung im Ausnahmefall (Desaster Recovery). 

6.1 LZA (Langzeitarchivierung)

Um den Anforderung der Langzeitarchivierung zu genügen, werden Dateiformate ausgewählt, die in größeren Zeitabständen die Sicherheit der Konvertierung in zukünftige Formate erlaubt. Eine Datensicherung auf zwei unabhängige Speichermedien ist dabei inbegriffen. 

7.0 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Aufgrund der bei der Digitalisierung verwendeten Formate, ist eine Einbindung in ein beliebiges Dokumentenmanagementsystem jederzeit möglich. Nahezu alle Dokumentenmanagementsysteme erlauben den "Import" von Daten und Indizes für die interne Sortierung und Indizierung. Überdies ermöglicht das von der BDSG installierte System, vielfältige Export-Möglichkeiten, sodass eine Integration in andere Managementsysteme gewährleistet ist.

8.0 Funktionsübersicht (Beispiel)

Bild 1 verdeutlicht die wesentlichen beteiligten Komponenten und deren Abhängigkeiten.